Le best practices dell’onboarding

    L’onboarding è l’insieme di attività che facilitano l’integrazione in azienda dei nuovi dipendenti. 

    Come detto anche in quest’articolo ogni piano di onboarding è differente ma ci sono alcune linee guida che si possono seguire:

    •  Aiutare i nuovi arrivati a prepararsi per il primo giorno di lavoro. 
      Per esempio inviare una mail alcuni giorni prima dell’inizio del lavoro con informazioni base come indirizzo, parcheggio, materiale necessario e gli appuntamenti della prima settimana lavorativa.
    •  Preparare i dipendenti all’arrivo dei nuovi assunti
      Informare i dipendenti dell’arrivo dei neoassunti e coordinare eventuali attività di gruppo.
      Per esempio inviare una mail interna all’azienda per dare informazioni sui nuovi arrivati aiuta soprattutto i dipendenti e i manager di altri reparti a conoscere i nuovi colleghi. 
    • Predisporre tutti i particolari necessari
      Preparando per tempo ogni informazione e materiale necessario, si evita di incorrere in problemi nei primi giorni di lavoro.
      Per esempio predisporre in anticipo kit di benvenuto, badge, accessi ai dispositivi, contratto e documentazione amministrativa.
      Prevedere anche un tour delle varie parti dell’azienda.
    • Organizzare programma e obiettivi del piano di onboarding
      Preparare in anticipo il programma delle prime settimane di lavoro e predisporre gli obiettivi che ci si aspetta che il neoassunto raggiunga. Questi obiettivi devono essere chiari e raggiungibili ( ovvero SMART).
      Definire fin dal principio chi sarà il tutor e discutere coi nuovi arrivati i dettagli del percorso, in modo che sappiano come comportarsi e a chi rivolgersi in caso di bisogno.
      Per esempio preparare il piano di formazione e orientamento e gli incontri coi colleghi/tutor.
    • Richiedere aggiornamenti e feedback lungo tutto il periodo di onboarding
      Programmare un check periodico coi nuovi assunti per accertarsi del grado di soddisfazione e l’avanzamento del programma.
      Per esempio richiedere feedback o predisporre questionari lungo tutto il percorso così da monitorare l’efficacia del piano di onboarding.

    Chi si occupa dell’onboarding?

    Solitamente le figure che all’interno dell’azienda si occupano dell’onboarding sono:

    • Reparto HR, che seguono la risorsa dalle fasi preliminari del recruiting e che solitamente sviluppano il piano di onboarding
    • Reparto amministrativo, che prepara tutta la documentazione necessaria e delle comunicazioni
    • Reparto IT, che si occupa della predisposizione dei nuovi accessi, dispositivi e programmi utilizzati
    • Tutor, manager o colleghi, che si occupano dell’affiancamento del nuovo dipendente

    Onboarding a distanza

    Alcune delle attività di onboarding in azienda possono essere digitalizzate e questo, oltre a facilitare il lavoro per il reparto HR, aiuta anche chi deve fare l’integrazione di nuovo personale a distanza o in paesi diversi.
    Affidandosi ad app integrabili con i sistemi aziendali, utilizzabili da tutti e su ogni tipo di dispositivo, si ottiene una comunicazione più immediata, personalizzata e informazioni sempre consultabili.

    SmartCo™ è un’app specializzata per la comunicazione aziendale e grazie alle sue funzionalità consente di snellire alcuni dei processi del piano di onboarding.
    Sono presenti sezioni apposite per creare survey, ricevere feedback, inviare welcome kit e tutorial sempre consultabili nel profilo dell’utente.
    Inoltre grazie al modulo SmartGroup si ha la possibilità di suddividere gli utenti in cluster di destinazione, a seconda delle loro caratteristiche come lingua, mercato, ruolo, e ottenere così una comunicazione più mirata ed efficace.

    Scopri anche le altre funzionalità di SmartCo™