Le best practices dell’onboarding
L’onboarding è l’insieme di attività che facilitano l’integrazione in azienda dei nuovi dipendenti.
Come detto anche in quest’articolo ogni piano di onboarding è differente ma ci sono alcune linee guida che si possono seguire:
- Aiutare i nuovi arrivati a prepararsi per il primo giorno di lavoro.
Per esempio inviare una mail alcuni giorni prima dell’inizio del lavoro con informazioni base come indirizzo, parcheggio, materiale necessario e gli appuntamenti della prima settimana lavorativa.
- Preparare i dipendenti all’arrivo dei nuovi assunti
Informare i dipendenti dell’arrivo dei neoassunti e coordinare eventuali attività di gruppo.
Per esempio inviare una mail interna all’azienda per dare informazioni sui nuovi arrivati aiuta soprattutto i dipendenti e i manager di altri reparti a conoscere i nuovi colleghi. - Predisporre tutti i particolari necessari
Preparando per tempo ogni informazione e materiale necessario, si evita di incorrere in problemi nei primi giorni di lavoro.
Per esempio predisporre in anticipo kit di benvenuto, badge, accessi ai dispositivi, contratto e documentazione amministrativa.
Prevedere anche un tour delle varie parti dell’azienda. - Organizzare programma e obiettivi del piano di onboarding
Preparare in anticipo il programma delle prime settimane di lavoro e predisporre gli obiettivi che ci si aspetta che il neoassunto raggiunga. Questi obiettivi devono essere chiari e raggiungibili ( ovvero SMART).
Definire fin dal principio chi sarà il tutor e discutere coi nuovi arrivati i dettagli del percorso, in modo che sappiano come comportarsi e a chi rivolgersi in caso di bisogno.
Per esempio preparare il piano di formazione e orientamento e gli incontri coi colleghi/tutor. - Richiedere aggiornamenti e feedback lungo tutto il periodo di onboarding
Programmare un check periodico coi nuovi assunti per accertarsi del grado di soddisfazione e l’avanzamento del programma.
Per esempio richiedere feedback o predisporre questionari lungo tutto il percorso così da monitorare l’efficacia del piano di onboarding.
Chi si occupa dell’onboarding?
Solitamente le figure che all’interno dell’azienda si occupano dell’onboarding sono:
- Reparto HR, che seguono la risorsa dalle fasi preliminari del recruiting e che solitamente sviluppano il piano di onboarding
- Reparto amministrativo, che prepara tutta la documentazione necessaria e delle comunicazioni
- Reparto IT, che si occupa della predisposizione dei nuovi accessi, dispositivi e programmi utilizzati
- Tutor, manager o colleghi, che si occupano dell’affiancamento del nuovo dipendente
Onboarding a distanza
Alcune delle attività di onboarding in azienda possono essere digitalizzate e questo, oltre a facilitare il lavoro per il reparto HR, aiuta anche chi deve fare l’integrazione di nuovo personale a distanza o in paesi diversi.
Affidandosi ad app integrabili con i sistemi aziendali, utilizzabili da tutti e su ogni tipo di dispositivo, si ottiene una comunicazione più immediata, personalizzata e informazioni sempre consultabili.
SmartCo™ è un’app specializzata per la comunicazione aziendale e grazie alle sue funzionalità consente di snellire alcuni dei processi del piano di onboarding.
Sono presenti sezioni apposite per creare survey, ricevere feedback, inviare welcome kit e tutorial sempre consultabili nel profilo dell’utente.
Inoltre grazie al modulo SmartGroup si ha la possibilità di suddividere gli utenti in cluster di destinazione, a seconda delle loro caratteristiche come lingua, mercato, ruolo, e ottenere così una comunicazione più mirata ed efficace.
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